Forretningsorden

Forretningsorden for Randers City Blues Festival

forretningsorden-rcbf-18-11-16

§ 1 Konstituering

Bestyrelsen træder sammen og konstituerer sig selv, herunder valg af talsmand og kasserer. Konstitueringen kan kun ændres på et bestyrelsesmøde. Valget sker med simpelt stemmeflertal.

§ 2 Indkaldelse til møde

Bestyrelsen afholder ordinært bestyrelsesmøde fire gange om året. Forretningsudvalget skal sikre, at der derudover holdes møde, når det er nødvendigt, eller når det kræves af minimum 2 bestyrelsesmedlemmer eller revisor.

Forretningsudvalget skal sikre, at alle medlemmer af bestyrelsen indkaldes. Indkaldelse skal ske skriftligt via mail med mindst fjorten dages varsel. Varslet kan dog forkortes, hvis det er nødvendigt af hensyn til en sags hastende karakter.

Indkaldelse til bestyrelsesmøde skal indeholde dagsorden og eventuelt skriftligt materiale, som er nødvendigt for at vurdere og behandle emnerne på dagsordenen.

Dagsordenen skal som minimum indeholde følgende emner:

1. Forretningsudvalgets gennemgang af referat fra sidste bestyrelsesmøde.
2. Forretningsudvalget meddelelsers , herunder meddelelser fra kasseren.
3. Forretningsudvalgets udestående emner fra tidligere bestyrelsesmøder,
4. Forretningsudvalgets oversigt over foreningens stilling og væsentlige begivenheder,
5. Forretningsudvalgets gennemgang af perioderegnskab og -budget,
6. Forretningsudvalgets rapport om status på strategi og forretningsplan.
7. Forretningsudvalget fungerer som sekretariat for bestyrelsen.

§ 3 Afholdelse af møde

• Bestyrelsesmøder ledes af forretningsudvalgets mødeleder.
• Bestyrelsesmøder afholdes som udgangspunkt ved fysisk fremmøde, men kan afholdes skriftligt eller elektronisk efter forretningsudvalgets bestemmelse, hvis det er foreneligt med bestyrelsens arbejde. Ethvert medlem af bestyrelse kan dog altid forlange, at der sker en mundtlig drøftelse.
• Bestyrelsen mødes mindst 4 gange årligt.
• Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 4 medlemmer er til stede.
• Bestyrelsesmøder skal indkaldes med mindst 14 dages varsel med angivelse af dagsorden over de punkter, der skal behandles på mødet. Mødet indkaldes af forretningsudvalgets mødeleder, når denne finder det nødvendigt eller når mindst 2 bestyrelsesmedlemmer fremsætter krav herom.
• Alle beslutninger i bestyrelsen træffes med simpelt stemmeflertal.

§ 4 Referat af møde

 

Forretningsudvalget mødeleder/referent sørger for, at der udarbejdes referat af drøftelserne og beslutningerne på et bestyrelsesmøde. Af referatet skal det fremgå, hvem der har ledet mødet, hvem der har deltaget i mødet, hvad dagsordenen for mødet har været, og hvad drøftelserne og beslutningerne i relation til hvert enkelt punkt på dagsordenen har været.

Forretningsudvalget mødeleder/referent sørger for, at referat af et bestyrelsesmøde udsendes til bestyrelsens medlemmer i løbet af højst 14 dage efter bestyrelsesmødet.

Et bestyrelsesmedlem, der har været til stede ved et bestyrelsesmøde, og som er uenig i en truffet beslutning, har ret til at få sin mening indført i referatet. Eventuelle bemærkninger til et referat skal meddeles forretningsudvalgets talsmand senest otte dage efter modtagelse af referatet.

§ 5 Bestyrelsens opgaver

Bestyrelsen og forretningsudvalget varetager den overordnede og strategiske ledelse af foreningen.

Bestyrelsens opgaver indebærer blandt andet, at bestyrelsen skal sikre:

• At foreningen virksomhed er organiseret på en forsvarlig måde,
• At foreningen til enhver tid har en hensigtsmæssig målsætning, strategi og forretningsplan,
• At foreningen og regnskabsaflæggelse foregår på en tilfredsstillende måde,
• At bestyrelsen løbende modtager den fornødne rapportering om foreningens økonomi,
• At der udarbejdes passende retningslinjer for bestyrelsens arbejde,

Bestyrelsen behandler efter behov og mindst én gang årligt følgende emner:

• Foreningens årsbudget og -regnskab,
• Foreningens målsætning, strategi og forretningsplan,
• Rapportering til bestyrelsen om foreningens økonomi og andre forhold,
• Gennemgang og eventuelt ændring af foreningens forretningsorden.

§ 6 Bestyrelsens beslutningskompetence

Bestyrelsen behandler og træffer beslutning i alle spørgsmål, der efter foreningens forhold er af usædvanlig art eller stor betydning.

Bestyrelsen træffer beslutning om blandt andet følgende forhold:

• Godkendelse af foreningens årsrapport med forslag til anvendelse af overskud eller dækning af underskud,
• Godkendelse af foreningens budget for det kommende regnskabsår,
• Foreningens målsætning, strategi og forretningsplan,
• Væsentlig indskrænkning eller udvidelse af foreningens aktiviteter,
• Åbenhed og kommunikation
• Pressemeddelelser skal være godkendt af enten talsmand eller 2 fra bestyrelsen.
• Pressemeddelelser udsendes på foreningens brevpapir med logo.
• Udvalgte informationer vil være tilgængelige på ”randerscityblues.dk” og foreningens facebookside.
• I forbindelse med henvendelser fra byråd, forvaltning eller presse er det foreningens fungerende talsmand der udtaler sig på foreningens vegne. I tilfælde af fravær påhviler det et andet medlem af forretningsudvalget.

§ 7 Andre bestemmelser

Forretningsordenen træder i kraft på den dato, der er anført nedenfor, og underskrives af alle bestyrelsens medlemmer. Forretningsordenen skal særskilt underskrives af alle bestyrelses-medlemmer, der indvælges efter ikrafttrædelsesdatoen.

Således vedtaget på stiftende general forsamling den 22.09.16